Документальное оформление списания подотчетных сумм

В помощь бухгалтеру

Положение о расчетах с подотчётными лицами

Аннотации, утверждённые Приказами Минфина РФ от 01.12.2010 №157н «Об утверждении Одного плана счетов бухгалтерского учёта для органов гос власти (муниципальных органов), органов местного самоуправления, органов управления муниципальными внебюджетными фондами, муниципальных академий наук, муниципальных (городских) учреждений и Аннотации по его применению», от 16.12.2010 №174н «Об утверждении Плана Документальное оформление списания подотчетных сумм счетов бухгал­терского учёта экономных учреждений и Аннотации по его применению», от 23.12.2010 №183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта автономных учреждений и Аннотации по его применению», содержат довольно ин­формации для того, чтоб учёт расчётов с подотчетными лицами в учреждении соответствовал методологии бухгалтерского учёта, установленной перечисленными инструкциями Документальное оформление списания подотчетных сумм.

Все же, как по­казывает практика, определенные вопросы при выдаче денег в подотчёт и при отражении в учёте расходов по выданным по­дотчётным суммам появляются. Чтоб свести к минимуму затруднения при отражении таких операций, учреждение в приложении к учетной политике прописывает правила расчётов с подотчётными лицами, ко­торые будут применяться. Предлагаем один Документальное оформление списания подотчетных сумм из мно­гочисленных вариантов положения о расчётах с подотчётными лицами.

Утверждено Приказом управляющего

Учреждения от __________ № ____

Положение о расчетах с подотчётными лицами

Истинное Положение вводится в целях урегулирования вопросов, возникающих при расчётах с подотчетными лицами (не считая расчётов по ко­мандировочным расходам) и отражении этих операций на счетах бухгал Документальное оформление списания подотчетных сумм­терского учёта.

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия отражения операций расчётов с подотчетными лицами, являются:

- Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (дальше - Закон о бухгалтерском учёте);

- Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 №157н «Об утверждении Одного плана счетов бухгалтерского учёта для органов гос власти (муниципальных органов), органов местного Документальное оформление списания подотчетных сумм самоуправления, органов управления муниципальными внебюджетными фондами, государствен­ных академий наук, муниципальных (городских) учреждений и Аннотации по его применению»;

- Приказ Минфина РФ от 21.12.2010 № 173н «Об утверждении форм пер­вичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта, применя­емых органами гос власти (муниципальными органами) муниципальными (государственными) учреждениями, и Методических указаний по их Документальное оформление списания подотчетных сумм применению»;

- Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н «Об утверждения Инструк­ции по применению плана счетов бухгалтерского учёта экономных уч­реждений»;

- Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и мо­нетой Банка Рф на местности Русской Федерации, утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011 №373-П (далее-Положение №373-11).

Общие положения

Наличные деньги под отчёт выдаются на Документальное оформление списания подотчетных сумм расходы, связан­ные с воплощением деятельности учреждения.

Выдача средств под отчёт делается на основании письменного заявле­ния их получателя с указанием предназначения аванса и срока, на который он выдается.

Заявление на выдачу подотчетных сумм подписывается подотчётным лицом, основным бухгалтером и управляющим учреждения. Управляющий учреждения на заявлении ставит разрешительную надпись на Документальное оформление списания подотчетных сумм совершение платежа.

Лица, получившие наличные средства под отчёт, вне зависимости от осно­вания их получения (трудовой договор (приказ), другое основание, преду­смотренное законодательством (договоры гражданско-правового харак­тера с физическими лицами, участвующими в деятельности учреждения и не состоящими в штате)), должны не позже 3-х рабочих дней по ис­течении срока, на Документальное оформление списания подотчетных сумм который средства выданы, предъявить в бухгалтерию уч­реждения авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, под­тверждающих произведенные расходы.

Выдача денег подотчетному лицу, при наличии у этого лица задолженности по приобретенным ранее суммам, не допускается.

Учёт выданных подотчётному лицу денег в зарубежных валютах сразу ведется в соответственной зарубежной валюте Документальное оформление списания подотчетных сумм и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денег под отчёт.

Сумма превышения принятых к учёту расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) выдается из кассы учреждения подотчетному лицу в денек отработки авансового отчёта (ф. 0504049), а в случае отсутствия нужной для погашения за­долженности перед подотчётным лицом суммы Документальное оформление списания подотчетных сумм - в денек поступления в кас­су денег.

Из кассы учреждения в подотчёт на хозяйственные нужды вправе полу­чать деньги сотрудники отдела вещественного обеспечения. С этими лицами заключаются договоры о полной персональной матери­альной ответственности в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (Постановление от 14.11.2002 №823 «О порядке утверждения переч­ней должностей и работ Документальное оформление списания подотчетных сумм, замещаемых либо выполняемых работника­ми, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной персональной либо коллективной (бригадной) материаль­ной ответственности, также типовых форм договоров о полной мате­риальной ответственности»).

Документальное оформление списания подотчетных сумм

Подотчётное лицо по истечении 3-х рабочих дней с момента выдачи ра­ботнику Документальное оформление списания подотчетных сумм подотчётных сумм составляет и представляет в бухгалтерию уч­реждения авансовый отчёт (ф. 0504049).

На лицевой стороне авансового отчёта (ф. 0504049) подотчётные лица указывают сведения о для себя, а на обратной стороне - сведения о фактиче­ски израсходованных суммах и прилагают документы, подтверждающие произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчётным лицом в порядке Документальное оформление списания подотчетных сумм их указания в отчёте.

В бухгалтерии учреждения авансовый отчёт проверяется на предмет корректности дизайна и наличия документов, подтверждающих про­изведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборот­ной стороне отчета заполняются графы 7 - 10, содержащие сведения о рас­ходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учёту. Испытанные авансовые отчёты утверждаются управляющим учреждения.

Суммы, выплаченные в Документальное оформление списания подотчетных сумм зарубежной валюте, учитываются как в ино­странной валюте, так и в рублевом эквиваленте (в рублях по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в зарубежной валюте подотчётными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчёте в рублевом эквива­ленте делается по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчёта руководи Документальное оформление списания подотчетных сумм­телем учреждения.

Суммы денег, приобретенных подотчётным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответственных анали­тических счетов бухгалтерского учёта.

При получении авансового отчета проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произ­веденные расходы, корректность их дизайна и подсчета сумм, а так­же на обратной стороне формы указываются Документальное оформление списания подотчетных сумм суммы расходов, принятые к учёту, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к зарубежной валюте, заполняются исключительно в случае выдачи подотчетному лицу денег в зарубежной ва­люте в согласовании с установленным порядком и согласно действующему законодательству РФ.

На основании утвержденного авансового отчёта бухгалтерия списывает подотчётные Документальное оформление списания подотчетных сумм валютные суммы в установленном порядке со счетов бухгал­терского учёта.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учёта являются пер­вичные учётные документы, фиксирующие факт совершения хозяйствен­ной операции, которые должны содержать последующие реквизиты: наиме­нование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной Документальное оформление списания подотчетных сумм операции (в нату­ральном и валютном выражении) и т. д. Потому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчётного лица должен быть в наличии первичный учётный документ, подтверждающий совершение расходов.

Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, другими словами в их не указаны данные торговца Документальное оформление списания подотчетных сумм, то суммы денег, выданные работнику на приобре­тение продуктов, работ, услуг, к расходам не принимаются.

Бухгалтер при проверке авансового отчёта должен уделять свое внимание на последующее:

1. Количество документов должно соответствовать числу записей на обо­роте. Количество листов, обычно, превосходит количество документов.

2. Нужно наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целе­вое предназначение и Документальное оформление списания подотчетных сумм правомерность принятия к учёту израсходованных сумм, также головного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денег в погашение перерасхода либо прием остатка ранее выданных де­нежных средств.

3. Должно быть обозначено состояние расчётов с подотчетным лицом по ра­нее выданным авансам. Выдача аванса при наличии ранее не погашенной подотчётной суммы является нарушением.

4. Отсутствие подписи Документальное оформление списания подотчетных сумм управляющего организации, утверждающего
авансовый отчёт, также суммы в обозначенной строке делает документ не­
реальным, и суммы наличных денег расцениваются как избыток либо недостача (зависимо от того, осуществлялся приём остатка либо выплата перерасхода).


dokumentalnoe-oformlenie-operacij-svyazannih-s-dvizheniem-materialov.html
dokumentalnoe-oformlenie-postupleniya-i-rashodovaniya-materialno-proizvodstvennih-zapasov.html
dokumentalnoe-oformlenie-rashoda-tovarov-i-materialov.html